Checklist técnico para organizar un congreso: audio, video y pantallas

En un congreso no hay segunda toma: lo que falla, falla delante de todos. Esta es la checklist técnica que usamos hace más de 20 años para que eso no pase.

Imagen

• Pantalla principal: LED o proyección según el tamaño de sala y la luz ambiente. La regla: todos los asientos tienen que leer una diapositiva sin esfuerzo.
• Pantallas de apoyo: repetidoras a mitad de sala en venues largos, y retornos para que el orador vea su presentación sin darse vuelta.
• Señal: switcher con entradas de respaldo. La laptop del disertante que «seguro funciona» es la que nunca funciona.

Sonido

• Sistema dimensionado al recinto, no al presupuesto: volumen parejo en la primera y en la última fila.
• Microfonía variada: de vincha o corbatero para quien camina, de mano para el público, de mesa para paneles.
• Operador dedicado todo el evento. Los micrófonos abiertos sin operador son la fuente número uno de acoples.

Los extras que separan un congreso amateur de uno profesional

• Traducción simultánea con cabina e intérpretes si hay oradores internacionales.
• Transmisión en vivo para inscriptos remotos, con audio tomado de consola (nunca del aire).
• Grabación multicámara para reutilizar el contenido después.
• Prueba general con los archivos reales de los disertantes, el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que reservar la técnica?

Apenas tengas fecha y sede. Los proveedores serios se agendan con semanas de anticipación, más aún en temporada de congresos.

¿El venue no incluye ya el equipamiento?

Algunos incluyen lo básico. Conviene auditar qué hay realmente y completar lo que falte: el estándar de un hotel rara vez alcanza para un congreso exigente.

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